Bahagian Khidmat Pengurusan

Carta Organisasi

Klik pada gambar untuk paparan lebih jelas

Profil Bahagian

icon

ENCIK HARUN ALI
Setiausaha Bahagian
03-89115888 | Alamat emel ini dilindungi dari Spambot. Anda perlu hidupkan JavaScript untuk melihatnya.

Latar Belakang

Bahagian Khidmat Pengurusan, Kementerian Komunikasi dan Digital merupakan satu bahagian yang ditubuhkan di bawah kementerian ini. Bahagian ini diterajui oleh Setiausaha Bahagian. Bahagian ini memberikan perkhidmatan sokongan pentadbiran yang efisyen dan cekap kepada Bahagian/Unit di kementerian ini.

Visi, Misi & Objektif

VISI

Memastikan perkhidmatan pengurusan pentadbiran yang efisyen dan cekap

MISI

Sedaya upaya memastikan Warga Kementerian mendapat fasiliti kerja yang kondusif dan memberangsangkan;
Sedaya upaya melaksanakan perbelanjaan berhemah dan berintegriti; dan
Sedaya upaya melaksanakan program yang memberi impak kepada warga Kementerian.

OBJEKTIF

Menentukan bahawa pengurusan pentadbiran pejabat dan khidmat sokongan berjalan dengan cekap dan teratur dari segi Perkhidmatan, Kewangan, Keselamatan dan Pentadbiran Am bagi semua Bahagian dan Unit-Unit; dan
Memastikan Kemudahan Logistik Sentiasa Ditahap Cemerlang Dan Selamat Digunakan.
Mengawasi Semua Urusan Inventori, Stok Dan Pelupusan Semua Jenis Harta Modal Selaras Dengan Peruntukan Undang-Undang Dan Peraturan Yang Telah Ditetapkan.

Fungsi & Peranan

FUNGSI

Bahagian Khidmat Pengurusan bertanggungjawab menyediakan khidmat sokongan dari segi Pentadbiran Am, Pengurusan Aset, Hal Ehwal Keselamatan Fizikal, Dokumen, Percetakan serta Pengurusan Kenderaan Kementerian yang berkesan bagi memastikan objektif Kementerian tercapai dengan jayanya. Bahagian Khidmat Pengurusan mempunyai Cawangan Pengurusan Aset dan Kewangan, Cawangan Pentadbiran dan Pengurusan Fasiliti, Pusat Sumber, Unit Pengurusan Acara dan Inovasi dan Unit Pengurusan Rekod.

PERANAN

Cawangan Pengurusan Aset dan Kewangan

Penerimaan Dan Pendaftaran Aset Alih Dan Tak Alih;
Pemeriksaan Aset;
Urus Setia Verifikasi Stok;
Pelupusan;
Penyelenggaraan Aset;
Urusan Kehilangan Dan Hapus Kira;
Sewaan/Lanjutan Ruang Pejabat;
Urusan Inventori Dan Keselamatan Tanah;
Penyewaan Tanah Persekutuan Oleh Orang Perseorangan, Perbadanan dan Syarikat;
Tukar guna tanah;
Pengambilan tanah;
Pembelian tanah daripada orang perseorangan, Perbadanan dan Syarikat;
Penilaian Keadaan/Prestasi Aset Alih Dan Tak Alih ; dan
Operasi Penyelenggaraan Aset Tak Alih.
Urusan Penyediaan Bajet bahagian iaitu Penyediaan Anggaran Belanjawan Mengurus Tahunan/ Outcome Based Budgeting, Laporan MBS dan Spesifikasi Output Aktiviti, Prestasi Kewangan dan Perbelanjaan Bahagian, Laporan Pencapaian Kewangan dan Perjanjian Program;
Urusan Pengeluaran Pesanan Tempatan Kerajaan iaitu Perolehan Bekalan, Perolehan Perkhidmatan dan Perolehan Kerja;
Menyelia, menyedia dan memantau Pengurusan Pembayaran iaitu urusan Pembayaran Bil Secara Pukal, urusan Pembayaran Bil Tuntutan Bayaran Balik, urusan Pembayaran Invois Tanpa Pesanan Tempatan, urusan Pembayaran Invois Dengan Pesanan Tempatan, urusan Pembayaran Invois Dengan Kontrak/Perjanjian dan urusan Pembayaran Sewaan Mesin Penyalin dan Komputer;
Menyelia, Menyedia dan memantau Pengurusan Pengeluaran Waran Perjalanan Udara Awam iaitu urusan Rasmi Waran Perjalanan Udara Awam Dalam Negara, Urusan Rasmi Waran Perjalanan Udara Awam Luar Negara dan Tambang Percuma.
Urusan Panjar Wang Runcit;
Bayaran Bil-Bil Utiliti Kementerian; dan
Menyelia, Menyedia dan Memantau Pengurusan Pungutan Hasil bahagian iaitu urusan Perjanjian Sewaan dan urusan Sewaan Tapak Kantin, Kedai Serbaneka, Mesin ATM dan Tapak Promosi.

Cawangan Pentadbiran dan Pengurusan Fasiliti

Mengurus urusan surat-menyurat dan pos berdaftar;
Mengurus hal ehwal berkaitan sumber manusia;
Mengadakan kursus-kursus berkaitan;
Membuat laporan kedatangan kakitangan;
Menguruskan Cuti/Hrmis/SKT dan LNPT kakitangan; dan
Menguruskan Tempahan Kenderaan, Penyelenggaraan Kenderaan Rasmi Kementerian;
Menyelia dan memantau keselamatan bangunan KKD;
Menguruskan permohonan Pas Keselamatan bagi semua Anggota yang berkhidmat di KKD setelah menerima butiran lengkap dari pemohon; dan
Mengurus dan menyelaras kemudahan penggunaan Dewan Serba guna, bilik-bilik mesyuarat, bilik perbincangan dan bilik jamuan.
Menguruskan penyelenggaraan kemudahan fizikal, aset dan infrastruktur bangunan yang sedia ada supaya sentiasa dalam keadaan baik untuk memastikan operasi KKD tidak tergendala;
Menguruskan penyelenggaraan kemudahan fizikal, aset dan infrastruktur bangunan KKD agar sentiasa dalam keadaan baik dan berfungsi;
Menyediakan sistem dan piawaian pengurusan dan penyelenggaraan aset kerajaan yang seragam dan sistematik supaya tahap keselamatan dan keselesaan sesuatu fasiliti bangunan dapat ditingkatkan;
Melaksanakan pengurusan dan penyelenggaraan fasiliti bangunan yang bersepadu dan menyeluruh;
Menyelaraskan pengurusan dan penyelenggaraan fasiliti bangunan yang dilaksanakan oleh jabatan dan agensi kerajaan serta menjalankan audit selenggara aset mengikut program yang ditetapkan; dan
Memberi khidmat nasihat terhadap penggunaan sistem, amalan, piawaian dan teknologi terkini dalam bidang pengurusan dan penyelenggaraan fasiliti bangunan yang lebih berkesan dan ekonomik.

Pusat Sumber

Meningkatkan kemahiran dan kecekapan semua pegawai Kementerian Komunikasi dan Digital dan agensi-agensi di bawahnya melalui pembacaan, penyelidikan dan rujukan.
Menjadi pusat bagi mengumpul, memproses, menyimpan dan menyebarkan maklumat mengenai Kementerian Komunikasi dan Digital.
Sebagai pusat kecemerlangan maklumat dalam industri penyiaran, perfileman dan muzik tempatan.

Unit Pengurusan Acara dan Inovasi

a) Korporat:-

Urusan Penyertaan Kementerian Pada Sambutan Maal Hijrah/Maulidur Rasul/Hari Pekerja/Hari Kebangsaan;
Perhimpunan Bulanan;
Urusan Mesyuarat;
Urusan Manual Prosedur Kerja / Fail Meja;
Sistem “ Star Rating’;
Key Performance Indicator;
Hari Kualiti;
Urusan Peningkatan Kualiti; dan
Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan dan Jawatankuasa Mengurangkan Karenah Birokrasi.

b) Pengurusan Acara:-

Menyelaras Dan Melaksanakan Acara-Acara Rasmi Kerajaan Secara Urusetia Bersama JPM Bagi Program-Program Kemerdekaan Seperti: Membantu Program-Program Di Bawah Kementerian/Jabatan Dan Agensi Dari Segi Penyelarasan Program;Membantu Program-Program Di Bawah Kementerian/Jabatan Dan Agensi Dari Segi Khidmat Nasihat Protokol.
Menyelaras Dan Melaksanakan Acara-Acara Rasmi Kerajaan Secara Urus Setia Bersama JPM Bagi Program-Program Kemerdekaan; dan
Membantu Program-Program Di Bawah Kementerian/Jabatan Dan Agensi Dari Segi Khidmat Nasihat Protokol.

Unit Pengurusan Rekod:-

a) Registri:-

Urusan Penwujudan Penerimaan Pendaftaran Dan Pengedaran Surat Menyurat; Dan
Pembukaan Fail-Fail Housekeeping Dan Fungsian Mengikut Pengkelasan; Dll

b) Rekod Dan Arkib-

Memberi Khidmat Nasihat Kepada Jabatan Dan Agensi Di Bawah KKD ; Dan
Memantau Pelaksanaa DDMS Di Jabatan Dan Agensi Di Bawah Kementerian ; Dll

Piagam Pelanggan

a) Pengurusan Penyelenggaraan

Menyediakan bantuan logistik dalam masa 1 hari dari tarikh terima permohonan
Memaklumkan akan status pembaikan bagi segala jenis aduan kerosakan dalam masa 1 hari dari tarikh terima laporan.

b) Pengurusan Aset dan Hartanah

Mendaftar aset dalam masa 2 hari dari tarikh terima punca maklumat.
Mendapatkan kelulusan pelupusan dalam masa 1 minggu dari tarikh terima permohonan yang lengkap.
Menguruskan proses kehilangan aset dalam masa 2 minggu dari tarikh laporan yang lengkap diterima.
Mengemukakan urusan hartanah seperti permohonan hak milik, penyerahan balik hak milik, pengambilan dan penyewaan tanah dalam masa 1 bulan kepada Pejabat Ketua Pengarah Tanah dan Galian.

c) Pengurusan Pentadbiran

Menguruskan permohonan tempahan bilik mesyuarat dan makan/minum dalam masa 1 har dari tarikh permohonan diterima.
Menerima surat masuk dan direkodkan dalam masa 1 hari dari tarikh surat diterima.
Menghantar surat-surat segera dengan tangan dalam masa 1 hari melalui Penghantar Cepat.
Menguruskan permohonan kenderaan pejabat dalam tempoh 1 hari dari tarikh permohonan

d) Pengurusan kewangan

Menguruskan permohonan ke luar negeri atas urusan rasmi dalam masa 1 minggu dari tarikh permohonan yang lengkap diterima.
Menguruskan tiket kapal terbang dalam masa 1 hari dari tarikh permohonan yang lengkap

e) Pengurusan Inovasi/Majlis Rasmi

Melaksanakan penilaian Sistem Star Rating KKD di semua Bahagian/Jabatan/Agensi
Menganjurkan Konvensyen Kreatif dan Inovasi (KIK), Anugerah Inovasi dan Hari Inovasi Peringkat Kebangsaan sekali setahun
Menganjurkan Bengkel Program Kesedaran Kualiti dan Inovasi seperti MS ISO, KIK, 5S dan Audit ISO sebanyak empat kali setahun.

Cetak Emel